Assureurs : Comment la dématérialisation des mises en demeure simplifie vos processus de recouvrement
Dans le secteur de l’assurance, les retards de paiement des cotisations sont un défi fréquent. Cependant, la gestion traditionnelle des mises en demeure, par courrier papier, est souvent coûteuse, lente et complexe. Aujourd’hui, la dématérialisation révolutionne cette étape. Avec Exiris, vous transformez votre processus de recouvrement tout en gagnant en efficacité, en réduisant vos coûts et en offrant une meilleure expérience à vos assurés. Mais concrètement comment cette démarche peut-elle bénéficier à votre activité ?
Quel encadrement juridique pour vos mises en demeure ?
Les professionnels de l’assurance doivent respecter un processus spécifique encadré par le Code des Assurances (article L113.3 du Code des Assurances). Ainsi, dans le cadre d’une cotisation d’assurance, celle-ci doit être réglée dans les 10 jours qui suivent la date d’échéance du contrat.
Après cette date d’échéance, les assureurs peuvent être confrontés à des retards de paiement. Avant d’en arriver à des procédures lourdes, une première relance est effectuée. Face à une clientèle de plus en plus digitalisée, les relances traditionnelles, qu’elles soient par téléphone ou par courrier papier, ne sont plus les plus efficaces ni les plus économiques.
L'envoi recommandé électronique pour les procédures à l'amiable
Un simple appel à l’assuré ne suffit pas. Lorsqu’un assuré ne paie pas sa cotisation ou prime d’assurance à temps, la relance par téléphone ou email est souvent la première étape. Toutefois, ces canaux de communication, bien que rapides, manquent de sécurité juridique.
Pour se protéger, il est préférable de lui faire parvenir un Envoi Recommandé Electronique (ERE).
Pour un premier recours à l’amiable, protégez-vous avec l’ERE Exiris. Via ce mode d’envoi, vous relancerez efficacement vos assurés de manière entièrement digitale et conforme à la législation en vigueur. Contrairement à un email classique, l’ERE offre une valeur probante : la possibilité de suivre et prouver l’envoi en temps réel comme la réception par l’assuré.
Mise en demeure et procédure de recouvrement
En cas de non-paiement de cotisation d’assurance, dès le 11ème jour qui suit la date d’échéance, l’assuré est mis en demeure de payer sous 30 jours.
L’assureur peut envoyer une Lettre Recommandée Electronique (LRE) Exiris. Ce type de courrier dématérialisé est l’équivalent légal d’un recommandé papier avec accusé de réception, tout en offrant une traçabilité renforcée et une protection juridique accrue. Exiris est qualifiée par l’Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information (ANSSI).
Conformément à l’article L.100 du Code des postes et des communications électroniques, la LRE est juridiquement équivalente à un recommandé papier.
La LRE vous assure de recevoir un accusé de réception ou une preuve de négligence en cas de non-réponse de l’assuré. Ainsi, vous n’avez pas besoin de renvoyer un nouveau courrier, même si l’assuré n’a pas ouvert le premier. C’est l’un des principaux bénéfices de la Lettre Recommandée Electronique : sa sécurité juridique. Avec Exiris, la LRE vous permet non seulement de prouver l’envoi et la réception du courrier, mais aussi d’apporter la preuve du contenu exact de la mise en demeure, ce qui peut s’avérer crucial en cas de litige.
Avec Exiris, vous bénéficiez également d’un suivi en temps réel, pour gérer rapidement et efficacement chaque étape du recouvrement, tout en s’assurant que toutes les démarches sont correctement documentées pour d’éventuelles actions ultérieures.
Quelle suite pour l'assuré si la cotisation n'est pas réglée ?
L’assuré dispose de 30 jours pour régler sa cotisation impayée, les garanties sont alors maintenues.
Passés 30 jours et sans règlement, le contrat et ses garanties sont suspendus pendant 10 jours, il ne sera pas couvert en cas de sinistre.
Si l’assuré ne procède pas au règlement à ce stade, son contrat est automatiquement résilié. Pour cela, il devra avoir été informé dans la LRE initialement reçue. Autrement, cette résiliation automatique devra à nouveau être communiquée par lettre recommandée électronique.
La Lettre Recommandée Électronique Exiris, un atout pour sécuriser vos recouvrements
Quelles différences majeures avec le format papier traditionnel ?
- L’intégrité de contenu. Via une lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR), vous prouvez son envoi et sa réception, mais pas son contenu. En cas de litige, rien n’empêche alors votre assuré de contester le contenu du courrier. Sur un format électronique, pas de doute, vous conservez la preuve d’émission, de réception, mais aussi du contenu de votre LRE.
- Un format plus économique et plus écologique. Envoyer une LRE ou un ERE via une plateforme numérique permet de réaliser des économies substantielles par rapport aux envois traditionnels par courrier papier. Les coûts liés à l’impression, à l’affranchissement, et au stockage de documents physiques sont éliminés, sans compromettre la sécurité juridique.
- L’instantanéité. La digitalisation de ces courriers permet un traitement beaucoup plus rapide : l’assuré reçoit immédiatement la mise en demeure par voie électronique, ce qui accélère considérablement la procédure de recouvrement. Pour les assureurs, cela représente un gain de temps précieux et une simplification du suivi des dossiers.
Assureurs, faites confiance à votre partenaire privilégié pour l’envoi de recommandés dématérialisés et qualifiés
Choisir Exiris, c’est opter pour une solution sécurisée, plus rapide, plus économique et plus pratique qu’un équivalent papier.