Réforme de la facture électronique : les fondamentaux d’une Plateforme de Dématérialisation Partenaire

Pour répondre aux exigences de la réforme de la facturation électronique, les entreprises doivent s’appuyer sur une ou des Plateformes de Dématérialisation Partenaire (PDP). Revenons sur les fonctionnalités essentielles et réglementaires d’une PDP.

Contexte de la Réforme de la Facture Électronique

La facturation électronique entre les entreprises françaises assujetties à la TVA va se déployer progressivement entre 2026 et 2027. Cette initiative vise à réduire la fraude fiscale, simplifier les processus administratifs et encourager l’adoption des technologies numériques dans les échanges commerciaux.

Dans son communiqué du 15 octobre 2024, la DGFiP indique qu’elle compte sur les éditeurs pour développer des Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP), tandis que le Portail Public de Facturation (PPF) se recentrera lui sur des fonctions d’annuaire et de concentrateur des données à l’Administration Publique. Ainsi, le recours à une PDP devient indispensable pour se conformer aux exigences réglementaires.

Les Fonctionnalités fondamentales d’une PDP Conforme

A quoi doit répondre une Plateforme de Dématérialisation Partenaire ?

1. Conformité réglementaire et suivi des évolutions législatives

Étant donné la nature évolutive de la réglementation fiscale et administrative, une PDP devra être auditée régulièrement pour rester conforme aux exigences légales. Cela inclut donc à l’heure actuelle pour démarrer une homologation définitive en tant que PDP par la DGFiP et à l’avenir, un audit régulier de mise en conformité (tous les deux ans).

2. Conversion de factures aux formats européens réglementaires

Une PDP doit être capable de convertir les factures aux formats électroniques légalement reconnus. Il existe ainsi 3 formats européens acceptés : UBL, CII et Factur-X. Une PDP convertit donc les factures en formats standardisés, acceptés par les organismes publics et les entreprises. Aussi, elle doit intégrer des mécanismes de certificats qualifiés pour garantir l’authenticité et l’intégrité des documents.

3. Archivage Électronique Sécurisé des factures

La conservation des factures électroniques pour une période minimale de 10 ans est une exigence légale en France. Une PDP s’appuiera sur des protocoles de sécurité avancés pour crypter les données transmises. Elle devra offrir un archivage sécurisé et conforme aux normes en vigueur, assurant l’accès rapide et fiable aux documents archivés en cas de contrôle fiscal.

4. Extraire et transmettre les données obligatoires fixées par l’administration fiscale 

Les PDP doivent extraire un ensemble de données essentielles (montants, TVA, identifiants, dates, etc.) de chaque facture et les transmettre au PPF (Portail Public de Facturation). Cela permettra à l’administration fiscale d’assurer le pré-remplissage de la déclaration de TVA, de renforcer le contrôle fiscal, et de lutter contre la fraude à grande échelle.

Afin de garantir le bon acheminement des factures et la fiabilité des échanges, les PDP ont l’obligation de transmettre au PPF les informations d’identification de leurs clients (raison sociale, numéro SIREN/SIRET, adresse, statut PDP, etc.) dans l’objectif de maintenir l’annuaire à jour.

6. Transmission directe des factures électroniques à leurs destinataires (entreprises assujetties à la TVA en France)

Les PDP ont pour mission d’acheminer les factures électroniques aux destinataires finaux, qu’ils soient clients ou fournisseurs, tant que ceux-ci relèvent de la TVA française. Cette transmission directe via l’annuaire, permet un échange plus rapide, plus fluide et conforme à la réforme. Elle repose sur un réseau structuré et interopérable entre les différentes PDP.

7. Garantir l’interopérabilité entre PDP

Toutes les PDP doivent être capables de recevoir, lire et traiter des factures émises par une autre PDP, quels que soient le format utilisé (Factur-X, UBL, CII) ou l’environnement technique. L’interopérabilité repose sur l’utilisation de standards techniques communs (notamment le protocole API de la DGFiP, des formats structurés XML et des métadonnées obligatoires), ainsi que sur des tests d’homologation validés par la DGFiP. Elle garantit que chaque facture parvient à son destinataire via le bon canal, même si les deux entreprises n’utilisent pas la même Plateforme de Dématérialisation Partenaire.

8. Permettre le suivi de ces factures électroniques par l’intermédiaire du cycle de vie

Chaque facture suit un parcours qui inclut plusieurs statuts (émise, envoyée, reçue, acceptée, rejetée, payée, etc.). La PDP doit permettre à ses clients de suivre ces évolutions via un système de gestion du cycle de vie. Ce suivi améliore la transparence, favorise le rapprochement comptable et facilite la gestion des litiges ou retards de paiement.

9. Des fonctionnalités pour aller plus loin

Pour accompagner les entreprises dans l’adoption de la facturation électronique, certaines PDP proposeront des services avancés adaptés à leurs besoins métiers. Par exemple, elles pourront gérer des formats de factures différents de ceux exigés par l’administration, comme l’EDI. Elles offriront aussi la possibilité d’envoyer des factures à des clients étrangers non soumis à la TVA française, en respectant les exigences du e-reporting. Enfin, elles seront capables de recevoir et traiter des factures électroniques émises depuis d’autres pays de l’Union européenne, facilitant ainsi la conformité avec les obligations fiscales transfrontalières.

Une PDP conforme, en Bref, c’est :

• Gérer le compte ​du client
• Administrer l’annuaire​ pour son compte
• Assurer la supervision​ des échanges entre​ Client et PDP et les échanges obligatoires vers le PPF
• Dématérialiser les factures entre assujettis BtoB​ à la TVA
• Transmettre​ les données​ d’e-reporting pour les opérations​ B2C et B2B internationales
• Suivre et gérer les statuts du cycle de vie
• Transmettre et archiver les factures