Procédure de recueil des signalements des lanceurs d’alerte

Rappel de la loi

L’article 8 de la loi Sapin II et le décret n°2017-564 du 19 avril 2017 imposent aux entreprises de plus de 50 salariés de mettre en place, à compter du 1er janvier 2018, une procédure appropriée de recueil des signalements émis par les membres de leur personnel ou par des collaborateurs extérieurs et occasionnels.

• Article 8

I. – Le signalement d’une alerte est porté à la connaissance du supérieur hiérarchique, direct ou indirect, de l’employeur ou d’un référent désigné par celui-ci.

En l’absence de diligences de la personne destinataire de l’alerte mentionnée au premier alinéa du présent I à vérifier, dans un délai raisonnable, la recevabilité du signalement, celui-ci est adressé à l’autorité judiciaire, à l’autorité administrative ou aux ordres professionnels. En dernier ressort, à défaut de traitement par l’un des organismes mentionnés au deuxième alinéa du présent I dans un délai de trois mois, le signalement peut être rendu public.

II. – En cas de danger grave et imminent ou en présence d’un risque de dommages irréversibles, le signalement peut être porté directement à la connaissance des organismes mentionnés au deuxième alinéa du I. Il peut être rendu public.

III. – Des procédures appropriées de recueil des signalements émis par les membres de leur personnel ou par des collaborateurs extérieurs et occasionnels sont établies par les personnes morales de droit public ou de droit privé d’au moins cinquante salariés, les administrations de l’Etat, les communes de plus de 10 000 habitants ainsi que les établissements publics de coopération intercommunale à fiscalité propre dont elles sont membres, les départements et les régions, dans des conditions fixées par décret en Conseil d’Etat.

IV. – Toute personne peut adresser son signalement au Défenseur des droits afin d’être orientée vers l’organisme approprié de recueil de l’alerte.

Définition du lanceur d’alerte : article 6 de la loi Sapin II

Un lanceur d’alerte est une personne physique qui révèle ou signale, de manière désintéressée et de bonne foi,

un crime ou un délit,

une violation grave et manifeste d’un engagement international régulièrement ratifié ou approuvé par la France, d’un acte unilatéral d’une organisation internationale pris sur le fondement d’un tel engagement, de la loi ou du règlement,

ou une menace ou un préjudice grave pour l’intérêt général, dont elle a eu personnellement connaissance.

Par « manière désintéressée » il convient d’entendre que le lanceur d’alerte agit pour défendre l’intérêt général et non pour son propre compte, notamment en terme financier.

Les faits, informations ou documents, quel que soit leur forme ou leur support, couverts par le secret de la défense nationale, le secret médical ou le secret des relations entre un avocat et son client sont exclus du régime de l’alerte défini par le présent chapitre.

Cette définition exclut qu’une personne morale soit lanceur d’alerte.

Sont visés au titre de lanceur d’alerte (article 8) les membres du personnel, les collaborateurs extérieurs (ex : consultant, sous-traitant, fournisseur, intérimaire..) et occasionnels (stagiaire par exemple, personne ayant un rapport à la relation de travail et qui a une connaissance approfondie de l’entité).

L’alerte peut concerner la fraude, le harcèlement et la concurrence. Le dispositif anticorruption, pour sa part, s’adresse aux entreprises de plus de 500 personnes.

Procédure d’alerte par paliers prévue par la loi :

1. alerte en interne auprès du supérieur hiérarchique direct ou indirect, de l’employeur ou d’un référent désigné par celui-ci,
2. si aucune suite n’est donnée dans un délai raisonnable le lanceur d’alerte peut saisir l’autorité judiciaire, administrative ou les ordres professionnels,
3. si l’alerte n’a pas été traitée dans les 3 mois par les organismes précités, le signalement peut être rendu public.

Attention, en cas de danger grave et imminent, ou en présence d’un risque de dommages irréversibles le signalement peut être porté directement à la connaissance des autorités judiciaires administratives ou professionnelles et peut être rendu publique.

Autre procédure prévue par la loi :

Signalement direct au Défenseur des droits afin d’être orienté vers l’organisme approprié.

Modalités pratiques pour effectuer un signalement :

DARVA a choisi d’externaliser le signalement auprès du cabinet d’avocats DE GAULLE FLEURANCE ET ASSOCIES. Les alertes seront déposées via l’adresse mail suivante :

alertedarva@dgfla.com

La collecte des informations respectera les recommandations de la CNIL.

Le Responsable interne sera le Président du Directoire.

Il recueillera les rapports d’alerte fournis par le référent (cabinet d’avocats) et, le cas échéant, informera la personne visée par l’alerte. Cette information doit permettre de s’assurer de sa bonne délivrance à la personne concernée et préciser notamment :

– l’entité du responsable du dispositif,

– les faits reprochés, les services éventuellement destinataires de l’alerte,

– les modalités d’exercice de ses droits d’accès et de rectification.

Le responsable disposera d’un délai de deux jours pour effectuer cette information, cependant, elle n’interviendra qu’à l’issue de la mise en oeuvre préalable de mesures conservatoires dans le cas où celles-ci s’avèreraient nécessaires pour prévenir la destruction de preuves relatives à l’alerte.

Contenu du signalement
Le lanceur d’alerte devra fournir les faits, informations ou les documents (quel que soit leur forme ou leur support) de nature à étayer son signalement. Ces documents doivent être confidentiels.

Garantie de confidentialité du lanceur d’alerte
Le collaborateur effectue l’alerte de manière identifiée en contrepartie d’un engagement de confidentialité à toutes les étapes : son identité ne sera communiquée à personne. Il bénéficiera d’une protection si le processus est respecté et s’il répond strictement à la définition de lanceur d’alerte. (voir ci-dessous : Protection du lanceur d’alerte)

A réception de l’alerte,

Le Référent (cabinet d’avocat) :

• accuse réception du signalement,
• prend un engagement de confidentialité concernant l’identité du donneur d’alerte,
• indique le délai de l’examen de sa recevabilité soit deux jours ouvrés,
• indique au lanceur d’alerte comment il sera informé des suites données à son signalement,
• fournit les éléments permettant le cas échéant un échange avec le destinataire du signalement,
• s’engage à conserver les données relatives aux alertes professionnelles conformément aux directives de la CNIL (confidentialité, modalités de conservation, de destruction et de rectification des données traitées par les personnes).

Traitement et retour du signalement

L’alerte donne lieu à une évaluation préliminaire confidentielle du référent qui vérifie que la procédure est respectée, que l’alerte entre dans les champs de la procédure, qu’elle est sérieuse, de bonne foi…

Si ce n’est pas le cas ou si elle est abusive ou les faits sont invérifiables, les éléments fournis sont détruits sans délai et le lanceur d’alerte en est informé par le référent.

Si l’alerte est recevable, les personnes concernées par les faits sont informées par le responsable interne et leur point de vue est recueilli.

Dans le cas où l’enquête confirme le caractère fondé de l’alerte, des sanctions peuvent être prises à l’encontre des contrevenants par l’entreprise et le dossier peut, si nécessaire, être transféré à l’autorité judiciaire par le référent.

Lorsque l’alerte, après enquête, n’est pas suivie d’une procédure disciplinaire ou judiciaire, la suppression de tous les éléments doit intervenir dans un délai de deux mois après la clôture des vérifications.

Dans tous les cas, le lanceur d’alerte et les personnes visées par celle-ci sont informés de la clôture du dossier.

Protection du lanceur d’alerte

C’est une liberté fondamentale garantie par l’article 10 § 1 de la Convention de sauvegarde des droits de l’homme et des libertés fondamentales.

Elle est garantie par la loi Sapin II. Le lanceur d’alerte bénéficie d’une irresponsabilité pénale pour la violation des secrets protégés par la loi (excepté les secrets relatifs à la défense nationale, au secret médical et au secret des relations entre un avocat et son client) « dès lors que la divulgation est nécessaire et proportionnée à la sauvegarde des intérêts en cause ».

Le Code du travail prévoit également une protection du lanceur d’alerte contre la discrimination (article L 1132-3-3 du Code du travail) et le licenciement (jurisprudences).

Pour pouvoir bénéficier de cette immunité pénale, l’auteur du signalement doit respecter la procédure en paliers (voir plus haut) et répondre aux critères de la définition du lanceur d’alerte (voir plus haut).

Sanctions
La divulgation des éléments confidentiels de l’alerte : 2 ans d’emprisonnement et 30 000 € d’amende.

Obstacle à la transmission d’un signalement au référent ou au supérieur hiérarchique : 1 an de prison et 15 000 € d’amende.
Le lanceur d’alerte de mauvaise foi (intention de nuire ou connaissance de l’inexactitude des faits signalés) est susceptible de faire l’objet d’une sanction disciplinaire et d’une sanction pénale.

Diffusion de la procédure d’alerte

Information collective :
La présente procédure d’alerte a été soumise à l’information/consultation des IRP.

Information individuelle :
A l’issue de la consultation des IRP la procédure a été communiquée aux collaborateurs, dirigeants, sous-traitants, fournisseurs, clients, par voie d’affichage, publication sur le site intranet et internet, annexion au livret d’accueil, courrier remis contre décharge, inscription dans les contrats de prestation de service (à charge pour le co-contractant d’informer ses salariés)…